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杭州会议服务公司策划方案和预算工作详解

会议动态 来源: 2016-1-8 11:15:43 人气:

杭州会议服务公司会议策划方案欣赏:

 

一、会议背景
为了深入贯彻落实《陕西省人民政府办公厅关于进一步稳金融支撑促经济发展的意见》(陕政办发〔2015〕51号)和《关于推进中小企业新三板挂牌工作的实施意见》(陕工信发[2015]294号)等文件精神,在陕西省中小企业促进局的指导下,陕西中小企业融资服务超市(陕西贝易达现代科技有限公司)积极努力,从三个方面完善相关服务体系建设。

第一,完成了陕西中小企业融资服务机构和专家库建设的第一阶段的工作。构建了以银行、担保机构、证券公司、律师事务所、会计师事务所、基金、投资公司、财务管理公司、资产保理公司、融资租赁公司、培训机构、研究机构、融资信息服务机构及相关金融服务专家为主体的服务机构库和专家库。目前征集机构及专家共有432户(名),其中服务机构153家,专家老师279名 ,初步完成了省局第一阶段的目标。

第二,完成了陕西省中小企业融资服务超市的功能升级和网站改版工作,增加了新三板专题版块。并在此基础上建设并运行了陕西省中小企业融资超市微信公众号。能够更好的服务我省中小企业的融资需求。

第三,开发陕西中小企业新三板备案登记数据库系统,目前已完成开发、测试,进入试用阶段。

按照省局部署,为进一步完善中小微企业融资渠道,优化和创新政银保社等融资对接与服务模式,完善我省中小企业融资及新三板企业培育服务体系建设,健全适应我省经济发展的多元化、多渠道投融资机制,促进全省中小企业又好又快发展。特申请承办召开陕西省中小企业“新三板”上市服务工作推进会暨陕西中小企业“新三板”金融服务大会。
二、会议内容
1、会议主题
陕西省中小企业“新三板”上市服务工作推进会暨陕西中小企业“新三板”金融服务大会
2、会议目的
为加快完成我省中小企业新三板挂牌工作,做好省级新三板挂牌后备企业资源库建设,实现2年内全省100户中小企业挂牌新三板的目标。吸纳更多社会资源服务中小企业新三板工作
3、会议时间
  2016年01月
4、会议地点
 
5、会议组织
(1)主办单位
陕西省工信厅、陕西省财政厅、陕西省中小企业促进局、陕西省银监局、陕西省证监局、人民银行西安分行、陕西省金融办(等)
(2)承办单位
陕西贝易达现代科技有限公司(陕西省中小企业融资服务超市)(3)协办单位
各地市中小企业促进局、建设银行陕西分行、恒丰银行、西安市投资担保有限公司、陕西省中小企业再担保公司、陕西省中小企业协会、陕西省中小企业担保协会、长江证券、西部证券、陕脉俱乐部、阿米巴企业管理、我推网、西安市高新区金融服务平台(等)
(4)支持单位
各律所、会所、服务机构等50余家
(5)媒体支持
新华社、新华网、凤凰财经、陕西日报、西安晚报、华商报、陕西电视台、西安电视台(等国家级、省部级、市级媒体)
6、会议嘉宾
陕西省主管金融工作副省长领导、会议主办方单位机构领导及分管领导、各协办单位机构主要负责人、我省著名经济学专家代表
7、会议人数
800人
三、会议安排
(一)签到接站与报到工作
1、时间:01月
2、签到地点:
3、人员信息收集与会议资料发放
请与会人员填写个人信息资料并发放会议相关资料,会务工作人员需向报到者说明会议的流程及注意事项等情况,与会嘉宾与相应人员需凭邀请函进入会场。
(二)会议安排
1、开幕式前准备
2、会议流程
(1)主持人介绍本次大会,并进行开幕式
(2)开幕式结束,有请主办方代表致辞
(3)主办方致辞结束,主管金融副省长领导致辞
(4)省局领导讲解工作推进情况
(5)协办单位代表发言介绍工作推进计划
(6)上板企业代表发言
(XX企业)
(6)对在2015年积极参与我省中小企业“新三板”服务工作的机构和专家进行授牌、表彰
(暂定顺序为省、厅领导授牌、三批十五家)
(7)启动2016年深化陕西中小企业“新三板”的服务工作
(暂定启动仪式暂定摸球、领导在台上)
(8)会议休息
(9)金融服务机构代表发言
(10)服务机构代表发言
(暂定顺序为XX律师事务所、XX会计师事务所、企业管理咨询机构、省中小企业融资超市)
(11)经济学专家专题讲座报告、
(新三板专家讲解企业上板相关工作)
(12)闭幕式   

一、会议策划的准备工作
  优良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的会议策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过专业的会议策划和充分准备的会议、展览才能取得预期效果。
  1. 会前准备: 会场选定,议程安排,报名处理,翻译服务,纪念品制作,传媒连系,新闻 稿撰写,记者会安排,文宣印制,资料分发,人力支持
  2. 办理报到: 确认手续,机场接受,住宿分配,膳食安排
  3. 会议进行: 开/闭幕活动,接待事务,名人演讲与专题讨论,视听器材,大会司仪,酒 宴茶点,同步翻译
  4. 财物管理: 大会预算,财务报表,会期中之财管人力支持
  5. 交通: 会议前/后之食宿与旅游,机位之预订与确认,全程之交通服务,
  6. 旅游会后之参观、游览与休闲活动 。
  一次成功的旅游考察最整个会议的效果又岂止点睛之笔,除了给您和您的朋友一个放松和调节的时间,而这良好和热烈的氛围之下,又怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您开口,我们就为您贴身打造合适的线路和报价。景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀导游服务 ,一应俱全。

二、会议策划的实施工作
  会议策划是会议的生命力所在,独具匠心的会议策划是会议成功的前提。会议策划包括:主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。富有创意、令人称绝是我们努力的方向。从会议环境、会议布置到大型展览都能显示出独特的格调、非凡的品位,充分诠释会议的宗旨是客户的意图。别出心裁、引人注目方能使会展活动引人入胜。
  
   好的会议策划实际已成功了一半,包括会场预约、酒店预订、负责会场的布局和会议所需设备安装与调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送和餐饮、会间及会后相关活动的安排等。
  
   会场预约  
  
   我们将根据你的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。
  
   负责会场的布局,设备安装调试
  
   我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。
  
   印刷材料的设计制作
  
   我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。
  
   参会者的接送
  
   我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
  
   参会者的餐饮
  
   我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点。
  
   参会者业余时间的安排
  
   我们将根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路,方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你选择。

三、现代的会议策划人

   现代的会议策划人每年要花去几千小时进行策划活动,从简单的培训会到涉及几千个与会者和几百个参展人员的大型会展不等。这是一个令人激动的、丰富多彩的和不断发展着的职业。
  据《会议》杂志进行的一项调查显示,现代会议策划人有以下典型特征:
  l、男性(54%为男性,女性占46%);
  2、与大约11个同事共事于同一个部门;
  3、有8年的业内工作经验;
  4、年薪52400美元(工资20000美元到90000美元不等,或者更多)
  会议策划人主要职责包括预算、挑选会址、与饭店和航空公司以及卖主进行谈判、制定活动计划和贸易展览计划、确定餐饮品种、实施饭店及陆地交通的组织工作、进行会后总结,包括向参会人员进行调查并对每项活动所牵扯的接待设施和服务进行评估。
  为获得最佳市场条件,许多会议策划人同时附属于几家专业协会。对其专业而言,以下技术最为有用:杰出的口笔头沟通能力和组织能力、领导素质、灵活性、应对压力的能力。
四、浅谈中小型会议策划
   会议,故名思义“会而议”,而会议策划则为“会而备”,下面就我个人会议策划的经验与心得浅作探讨,借鉴给大家,共享会议策划资源.
  会议筹备:会议筹备前期应该先罗列出会议筹备时需要做的工作。像明确会议宗旨、落实会议主题、会议名称、会议时间、地点及参会代表,包括会场的确定、经费的谈判等许多工作。而这些工作,光靠一个人是很难完成的,所以必须成立临时会议筹备小组。
筹备组大致由以下成员组成:筹备组组长、后勤处、秘书处。组长负责全过程的协调、安排工作。后勤处负责联系各种会议所需的备品,包括联系会场、摄影、投影及会议礼品、水果、鲜花等准备工作。秘书处负责的工作是整个会议的软件部分,包括起草各种文档、接待、协调等工作,是至关重要的。会议必备文件有以下几个:《会议通知》、《嘉宾证(出席证)》、《会议服务指南》、《会议议程》、《会议注意事项》、《参会嘉宾通讯录》、《筹备组通讯录》等。《会议通知》、《嘉宾证(出席证)》在会议召开一周前寄给参会人员,凭证出席,剩下的统一用会议文件袋装好,备于会议前发给每个参会人员一份。
需要强调的是《会议服务指南》中须注明会议宗旨、会议时间、地点、参会人员名单及会场内情况的简单介绍,最好附上一份会场地图,便于参会人员了解会场情况;《会议议程》中包括整个会议的名称、主题、时间安排、发言先后次序及发言主题、主办单位与协办单位等;《会议注意事项》主要是强调会议议题及宗旨,避免跑题、避免会场秩序混乱。
开会前的两小时内筹备组必须布置好会议现场,一般中小型的会议现场布置要注意以下几个方面:
  1、宾客姓名标签的摆放
现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后;但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型的,长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。
  2、投影、扩音设备的提前布置调试
投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。
  3、鲜花、水果的布置
鲜花一定要鲜艳,水果一定要新鲜、漂亮,这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。
当这一切准备工作全部到位后,或许会有提前到的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场,给每个与会人员发一份会议资料,包括会议文件袋、笔记本和笔。然后,当嘉宾陆续到齐后,招待各位嘉宾入位,并吩咐会场服务人员倒上茶水。
会议管理:会议管理看似简单,但实质上如果要把它做好也是得废一番苦心的。会议要讲究质量。开会手机铃声此起彼伏、抽烟耳语、迟到早退、讲话不入主题、会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高、会风不好的典型例子。会议管理要做好须注意以下几个事项:
  1、召开会议须事先明确三个角色:会议主持、会议调度和会议记录。
会议主持起到一个主线的作用,其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。
会议调度,起到把握整个会议主题,以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任,负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。
会议记录,详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,最后确认执行人及完成时间。
  2、制定会议纪律并严格遵守。这个在给每个人发的会议材料中的《会议注意事项》里面就要写明,诸如,进入会场前把手机调至振动或关机,这一点在与会者进入会场前也要提醒一下。
  3、主持人、调度人利用各种方法使会议紧扣主题,提升会议气氛,使与会的每一个人都敢于说、参于说,从而达到预期的效果。大家都缄口沉默对会议本身来说不是好事情,只有让每个于会者都围绕话题说出真正想说的,真正有价值的才达到了会议的最高境界。
  会议追踪:会议组织者除了通知、组织会议外,一定要保证会上决定的会议目标、工作任务得到全面贯彻。与会者在会上在充分讨论一个事情后,必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。最后会议跟踪、监督工作更是不容忽视。只有监督将会议议项完成了,会议才真正结束了。

五、 会议策划及实施基本内容和流程
   会议策划就是根据你的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的会议策划;根据会议的级别,为您选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。
   负责会场的布局,设备安装调试
   根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行
   印刷材料的设计制作
为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置.
1、 策划
   会议策划是会议的生命力所在,独具匠心的会议策划是会议成功的前提。策划包括:主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。
  
2、 设计
   别出心裁、引人注目方能使会展和大型文化体育活动引人入胜。富有创意、令人称绝是我们努力的方向。从会议环境、会议布置到大型展览都能显示出独特的格调、非凡的品位,充分诠释会议的宗旨是客户的意图。
  
3、 设备
   同声传译、多媒体、宽带网、移动通讯。
  
4、 宣传
   会议的目的是制造影响,发挥广告难以发挥的作用。会议效应在一定程度上就是媒体效应。有效组织媒体对会议进行颇具影响力的宣传报道是本公司区别于其他同行的显著特点之一。


杭州会议服务公司会议预算
1、交通费用

交通费用可以细分为:
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为:

(1)、会议场地租金

  通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用

  此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用

  如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用

  这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

  对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

3、住宿费用

  住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

  正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

  会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

  早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

(2)、中餐及午餐

  中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

  通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

(4)、会场茶歇

  此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

  事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

5、视听设备

  除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

设备本身的租赁费用,通常按天计算
设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理
音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理
c、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

d、其他——点心、水果及调制色酒

6、杂费

  杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

  那么,展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?

  展览预算与会议预算有相同的地方,也有不同的地方

  相同的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。

  不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。

  展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

  如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议,按日计算,价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。

 

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